Секретариат «с нуля» собственными силами
Мы решили обратиться к специалистам в области документационного обеспечения управления и опытным коллегам, и выяснить, на что следует обратить внимание, если перед вами стоит такая задача.
СТАВИМ ЗАДАЧУ
Чтобы правильно подойти к организации работы секретариата, нужно условно разделить его работу на две части. Первая часть будет связана с документационным обеспечением управления: входящая-исходящая корреспонденция, передача документов внутри компании и отправка во внешние организации, регистрация, поиск информации по документам, подготовка распорядительных документов -создание текста документа, его согласование и подписание. Сюда же относится ознакомление сотрудников с новыми распорядительными и нормативными документами, организация совещательной деятельности, контроль исполнения решений.
Вторая часть - организационная. В ее функции входит: обеспечение работы руководителя, планирование его рабочего дня, координация встреч, мероприятий и поездок, подготовка материалов к совещанию, организация и поддержка работы офиса и его хозяйственное обеспечение.
Из выше перечисленного, нужно определить, какие задачи будут поставлены именно перед вашим отделом, а, следовательно, какие функции он будет выполнять.
ПИШЕМ ПОЛОЖЕНИЕ И ИНСТРУКЦИЮ
После того, как вы определите круг задач, которые будет решать отдел, нужно подойти к следующему этапу: созданию документа, регламентирующего его работу.
«Важная задача в организации секретариата - это разработка Положения о секретариате и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем секретариата самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о секретариате и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о подразделении - документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре компании», - говорит Виктор Харичкин, заместитель исполнительного директора консалтинговой компании ЗАО «Евроменеджмент».
«Создавая секретариат, я училась на своих ошибках, - рассказывает Олеся Тараненко, руководитель административного отдела ООО «ТД «Сибирское подворье». - Начала с организации рабочих мест. Потом узнала, что существует общий документ, который называется «Положение по отделу». В нем все четко прописано: сколько человек должно быть в отделе, кто за какой участок работы отвечает, какой возможен функционал.
Я понимала: положение по отделу не может быть одинаковым в каждой компании. Я изучила общее положение и адаптировала его под наш отдел, учитывая специфику работы нашей организации. Я не вносила изменения, просто писала новое положение на основании общего. Затем отдала на утверждение начальству - мне не сделали ни одного замечания. После этого, если я задавала вопросы, начальник отвечал: «У нас же в положении это написано». Так я поняла, что документ, написанный мной, был создан правильно и полностью принят, не только как условная бумага, но и как руководство к работе.
Помимо этого я разработала бланк компании на основе уже существующего логотипа. Полностью отдел сформировался примерно через полгода».
Виктор Харичкин добавляет: «Основным нормативным документом по делопроизводству в компании является инструкция по делопроизводству, устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
В этой инструкции должно быть описано, как будут оформляться документы в организации и минимальные маршруты их движения. Кто занимается регистрацией, куда документы передаются. Инструкция может быть составлена с разной степенью детальности. Если она недостаточно детализирует какие-либо вопросы, то помимо нее дополнительно составляются конкретизирующие инструкции.
Все сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этой инструкцией. Например, каждый в организации должен знать, что нельзя принимать корреспонденцию, минуя отдел секретариата: вся входящая документация должна быть зарегистрирована».
«Инструкцию нужно создать обязательно. Это не только организация секретариата, но и организация его работы. Она напрямую связана с документооборотом организации и, основываясь на общих нормативах, должна отображать специфические особенности предприятия», - комментирует Любовь Татузова, начальник управления документационного обеспечения «Международного московского банка».
БУМАЖНАЯ ОСНОВА
Олеся Тараненко пошла по правильному пути: за основу действительно берутся уже существующие документы. Как уже было сказано выше, это может быть «Положение по отделу». Существуют и другие «образцы».
«Собственную инструкцию по делопроизводству можно создать на основе «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536)». При этом нужно обязательно учитывать свою специфику: если за год в организации выходит пять приказов, то нет смысла акцентировать внимание на этом пункте.
К своей инструкции каждая организация создает приложения: типовые формы документов, образцы оформления документов, бланки организации, письма, добиваясь единой формы оформления документов», - комментирует Виктор Харичкин.
Для организации отдела секретариата специфика будет состоять не в профиле самой организации, а в профиле документов, которые в ней существуют.
«В части ДОУ надо определить: какие документы превалируют в организации с учетом ее специфики. Например, в торговой организации больше заявок. В первую очередь надо охватить эти документы и акцентировать на них внимание», - говорит Виктор Харичкин.
ЛУЧШЕ МЕНЬШЕ, ДА ЛУЧШЕ
От чего зависит количество сотрудников? Опять же, от того, какие функции будет выполнять секретариат.
Надо знать, какой объем документов будет проходить через отдел, сколько документов будет проходить в среднем в день, какие операции будут с ними проводиться. Можно провести хронометраж времени и выяснить предполагаемое количество сотрудников.
Юлия Лазарева, помощник заместителя председателя правления «Миракс-Групп», в течение долгого времени руководила секретариатом. Она считает, что «Для организации секретариата нужно понять, какие задачи перед ним стоят. После того, как они определены, можно составить штатное расписание. Количество человек определяется по функционалу. Прописывается подробно, что каждый человек будет выполнять в течение месяца.
При расчете количества сотрудников можно ориентироваться на то, что человек, загруженный работой примерно на 80%, и есть одна штатная единица. Если через некоторое время вы начинаете понимать, что нагрузка увеличивается, можно пересмотреть штат. Обычно это происходит один раз в год. В штатное расписание можно заложить одну лишнюю, резервную единицу. При необходимости, можно будет ею воспользоваться».
Лучше не брать сразу слишком много сотрудников - это не обеспечит эффективную работу отдела. Всегда легче взять нового сотрудника, чем уволить кого-то за ненадобностью. При подборе персонала нужно обязательно обращать внимание на его профессиональные навыки. Вы создаете себе команду, и чтобы она работала слаженно, каждый должен соответствовать тем задачам, которые будут перед ним поставлены.
«Если хорошо организовать работу, - комментирует Любовь Татузова, - в отделе может быть небольшое количество сотрудников. Работать хорошо можно малым количеством людей, работать плохо - неограниченным. Чем больше связок между людьми, тем больше неразберихи. И очень много зависит от руководителя. Он должен четко определить функции каждого и также четко спрашивать».
«В моем отделе у каждого есть свой участок работ. Сотрудники могут помогать или заменять друг друга. Но я всегда четко говорю, с кого буду спрашивать конкретную работу. Выполнять ее может кто угодно, хоть все вместе. Спрашивать буду с кого-то одного», - говорит Олеся Тараненко.
ПРАВИЛЬНО РАСПРЕДЕЛЯЕМ РЕСУРСЫ
Специалисты утверждают: перегрузка или, наоборот, простой каждого в отдельности сотрудника периодически обязательно будет. И вы не сможете распределить обязанности так, чтобы этого избежать. Выход из положения - добиться взаимозаменяемости, при которой сотрудники, мало занятые на данный момент, могли бы взять часть обязанностей перегруженных.
«В этой ситуации я бы подчинила секретариат руководства и секретариаты структурных подразделений одному лицу, которое имело бы возможность делегировать полномочия. Таким образом, удастся добиться стопроцентной взаимозаменяемости и взаимодополняемости. В этом случае штат можно будет сохранить небольшим, - говорит Любовь Татузова. - Например, в нашем банке раз в месяц одно из подразделений выполняет работу, связанную с большими объемами. В помощь этому подразделению мы привлекаем сотрудников из других групп, и они относятся к этому с пониманием».
На основе взаимозаменяемости строят свою работу многие руководители отделов и организаций, так как на сто процентов просчитать загруженность каждого сотрудника невозможно. К тому же, кто-то может заболеть.
ЕСЛИ ЛЮДЕЙ НЕ ХВАТАЕТ
Если все-таки создалась ситуация, когда вы видите, что отдел ни при каких условиях не справляется с поставленной перед ним задачей, нужно привлекать ту самую «резервную штатную единицу», о которой упоминала Юлия Лазарева. Иными словами, придется обратиться к начальнику с вопросом об увеличении штата. Хорошо, если он сам видит, что работа кипит, и сотрудники не справляются. А если придется доказывать? Тогда нужно подойти к вопросу профессионально.
«Если речь идет об увеличении штата, главное делать акцент на аргументах, наглядно доказывающих эту необходимость. Если вы убедительно покажете, что выполняемый вами объем работы в числах и процентах возрос, по сравнению, например, с предыдущим годом, это может возыметь действие. Обязательно приводите примеры, графики. Помните, что информация в картинках воспринимается лучше. Если числа не впечатляют, попробуйте перевести их в проценты. «Поступило на 55писем больше» - никого не растрогает, а вот «увеличение документооборота на 30% по сравнению с предыдущим годом» - звучит впечатляюще. Но не пытайтесь приписать себе выдуманные заслуги.
В случае, когда остро стоит вопрос об увеличении штата, не стесняйтесь «припугнуть» начальника негативными последствиями невыполнения ваших требований. «Потеря деловой репутации», «угроза штрафных санкций» из-за несвоевременной обработки документов, звонков клиентов, порою заставляют руководство задуматься», - говорит Юлия Задорина, заведующая канцелярией ОАО «АБ «Пушкино».
Юлия Лазарева: «Если необходимо взять нового сотрудника, начальнику надо представить «фотографию» рабочего дня, предоставить проблемы, связанные с нехваткой сотрудника, а позже продемонстрировать плюсы в случае, если появится новый сотрудник».
БЕРЕМ ПРИМЕР С ЛУЧШИХ
Если вы намереваетесь собственными силами организовать секретариат «с нуля», можно пойти по более легкому пути: взять за основу чужую модель. Главное, чтобы она вам подходила по целям и задачам.
«Это действительно хороший выход - брать за основу уже сформировавшийся отдел другой организации, - комментирует Любовь Татузова. - Но обратите внимание: модель должна быть хорошая, та, при которой отдел действительно эффективно функционирует. Нужно проанализировать, вникнуть в его структуру и если вы считаете, что это оптимальный вариант, взять за основу с учетом своей специфики. Лучше ознакомиться с работой секретариата нескольких компаний и взять для себя наиболее оптимальный вариант».
|
